Come lavorare con la Pubblica Amministrazione ed evitare di perdere opportunità
Per lavorare con la Pubblica Amministrazione non basta trovare i bandi. Scopri come Albi Fornitori, qualificazione e documenti aggiornati incidono sul volume d’affari con la P.A..
Molte imprese pensano che perdere contratti nel mercato pubblico significhi soprattutto non aver individuato in tempo un bando di gara.
Oggi, però, la maggioranza delle occasioni commerciali con la PA non passa per la pubblicazione di una procedura aperta.
Indice dei contenuti:
- Perché stai perdendo opportunità con la PA (senza accorgertene)
- Il mercato degli appalti pubblici è cambiato
- Come partecipano oggi le imprese alle gare
- Cosa significa digitalizzazione del ciclo di vita degli appalti
- BDNCP, interoperabilità e dati aggiornati
- Il Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico
- Perdere un’opportunità non significa soltanto perdere un bando
- Perché gli Albi Fornitori sono importanti
- Una volta iscritti la qualificazione deve restare attiva
- La documentazione per le gare deve essere sempre disponibile
- Essere pronti è un vantaggio competitivo
- Dalla gestione manuale degli Albi a NetworkPA
Perché stai perdendo opportunità con la PA (senza accorgertene)
La digitalizzazione degli appalti pubblici, l’interoperabilità delle piattaforme e il crescente utilizzo degli Albi Fornitori hanno modificato il modo in cui le amministrazioni cercano, verificano e selezionano gli operatori economici per affidare servizi, lavori e forniture.
In assenza dei requisiti il rischio non riguarda soltanto l’esclusione formale da una gara. Un’impresa può semplicemente non essere individuata nel momento in cui la PA sta cercando un fornitore.
La guida Perché stai perdendo opportunità con la PA (senza accorgertene) approfondisce proprio questo cambiamento: qualificazioni, documenti e profili fornitore incidono sulla capacità dell’azienda di accedere al mercato pubblico.
Il mercato degli appalti pubblici è cambiato
Dal 1° gennaio 2024 la disciplina sulla digitalizzazione prevista dal Codice dei contratti pubblici è diventata pienamente efficace.
Programmazione, progettazione, pubblicazione, affidamento ed esecuzione dei contratti vengono gestiti attraverso piattaforme di approvvigionamento digitale certificate.
La digitalizzazione si applica ai contratti disciplinati dal Codice, indipendentemente dal loro importo e dal settore di riferimento.
Questo passaggio ha prodotto un cambiamento sostanziale.
Come partecipano oggi le imprese alle gare
La difficoltà di accedere al mercato pubblico sta nell’approccio dell’ultimo minuto:
- individuare l’opportunità in ritardo;
- verificare i requisiti per partecipare;
- raccogliere i documenti in fretta;
- completare l’iscrizione alla piattaforma;
- preparare l’offerta.
Il metodo è difficile da gestire perché il momento in cui si scopre la procedura può essere troppo tardi per iniziare a organizzare documenti, abilitazioni e profili.
Numerose opportunità, soprattutto quelle precedute da indagini di mercato, richieste di preventivo o selezioni da elenchi, lasciano poco tempo all’Operatore Economico per prepararsi.
Inoltre un invito da parte di una Stazione Appaltante può arrivare poco prima della scadenza.
Per partecipare in tempo utile l’Operatore Economico dovrebbe essere già presente negli Albi Fornitori e abilitato. Tutto questo fa parte della digitalizzazione degli appalti.
L’Operatore Economico, ai sensi del D.lgs. 36/2023 “Codice dei contratti pubblici” è un soggetto giuridico (impresa, professionista, studio associato, artigiano, cooperativa, etc.). attivo nella gestione e concessione di appalti pubblici.
Cosa significa digitalizzazione del ciclo di vita degli appalti
La digitalizzazione non coincide semplicemente con la sostituzione dei documenti cartacei con file digitali.
Il nuovo ecosistema nazionale di e-procurement collega:
- le piattaforme utilizzate dalle stazioni appaltanti
- la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici
- le piattaforme di Trasparenza e Pubblicità a Valore Legale
- i servizi utilizzati per verificare i requisiti degli operatori economici
BDNCP, interoperabilità e dati aggiornati
La Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici, gestita da ANAC, è il fulcro dell’ecosistema nazionale di approvvigionamento digitale.
La BDNCP riceve dalle piattaforme certificate i flussi informativi necessari a gestire le diverse fasi del ciclo di vita del contratto.
Attraverso questo scambio vengono assolti anche numerosi obblighi di pubblicità e trasparenza.
La conseguenza per gli operatori economici è chiara: il mercato pubblico è sempre più basato su dati strutturati, verificabili e condivisi tra sistemi.
Ragione sociale, categorie merceologiche, certificazioni, requisiti, abilitazioni e documentazione non sono più elementi da controllare soltanto quando si decide di partecipare a una gara.
Devono essere mantenuti coerenti e aggiornati nel tempo. La qualità del profilo dell’impresa diventa quindi parte integrante della sua affidabilità nei rapporti con la PA.
Il Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico
Il Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico, o FVOE, permette alle stazioni appaltanti di verificare i requisiti degli operatori economici durante l’affidamento e l’esecuzione del contratto.
Il sistema favorisce il riutilizzo delle informazioni già disponibili e riduce la necessità di ripetere più volte le stesse verifiche.
L’impresa deve comunque assicurarsi che i requisiti dichiarati siano posseduti, che i dati siano corretti e che i documenti di propria competenza siano validi e disponibili.
La semplificazione digitale, quindi, non elimina la necessità di controllare le informazioni. Al contrario, rende ancora più importante mantenerle aggiornate nel tempo.
Perdere un’opportunità non significa soltanto perdere un bando
Non tutte le opportunità pubbliche iniziano con una procedura aperta facilmente individuabile.
Prima di un affidamento, una stazione appaltante consulta l’Albo Fornitori, effettuare un’indagine di mercato o inviare una richiesta di preventivo agli operatori già qualificati.
In questi casi un’impresa può perdere un’occasione senza ricevere alcuna comunicazione. Potrebbe non essere stata individuata perché non iscritta all’Albo utilizzato, associata a categorie poco pertinenti o temporaneamente non abilitata a causa di documenti mancanti o scaduti.
L’opportunità viene semplicemente intercettata da un concorrente già presente e pronto.
Trovare le gare consente di conoscere le opportunità. Essere qualificati consente di essere presi in considerazione dalla PA. Scopri come aumentare la competitività nelle gare pubbliche.
Perché gli Albi Fornitori sono importanti
Gli Albi Fornitori raccolgono gli operatori economici qualificati secondo le categorie e i requisiti definiti da una stazione appaltante.
L’iscrizione non garantisce l’affidamento di un contratto, ma permette all’impresa di entrare tra i fornitori che l’amministrazione può consultare per richieste di preventivo, indagini di mercato, procedure negoziate e affidamenti diretti.
Per questo motivo, l’iscrizione agli Albi non dovrebbe essere affrontata soltanto quando emerge una gara interessante. È preferibile individuare in anticipo le amministrazioni più coerenti con la propria attività, i territori di interesse e le categorie nelle quali l’impresa può realmente competere.
Una volta iscritti la qualificazione deve restare attiva
L’approvazione dell’iscrizione rappresenta soltanto l’inizio.
Nel tempo possono scadere certificazioni e attestazioni, cambiare i dati societari e così via.
In questo caso un profilo non aggiornato risulta incompleto proprio nel momento in cui la PA sta selezionando gli operatori da invitare.
Per evitare questa situazione, l’impresa deve controllare regolarmente documenti, scadenze, categorie e stato delle abilitazioni.
La documentazione per le gare deve essere sempre disponibile
Quando i documenti sono divisi tra email, cartelle locali e persone diverse, aumenta il rischio di intervenire troppo tardi rispetto ad una scadenza.
Il problema aumenta quando l’impresa è registrata su numerose piattaforme e deve ripetere gli stessi caricamenti per ogni iscrizione.
Una gestione efficace inizia dalla centralizzazione della documentazione. Ogni file dovrebbe essere associato alla propria validità, alla versione corretta e agli Albi nei quali è stato utilizzato.
In questo modo l’impresa può rispondere più rapidamente alle richieste e ridurre errori, duplicazioni e disallineamenti.
Essere pronti è un vantaggio competitivo
Quando arrivano una richiesta o un invito con tempi ridotti, un’impresa che deve recuperare documenti o completare un’iscrizione parte in ritardo.
Un operatore qualificato può valutare immediatamente l’opportunità, verificare i requisiti e concentrarsi sulla preparazione dell’offerta.
Tutto senza essere frenati da problemi amministrativi evitabili.
Dalla gestione manuale degli Albi a NetworkPA
All’aumentare delle piattaforme da presidiare, la gestione manuale diventa più complessa.
Gli stessi documenti devono essere caricati più volte e lo stato delle abilitazioni deve essere controllato separatamente.
NetworkPA consente agli operatori economici di gestire il profilo aziendale e la documentazione da un unico portale, individuare nuovi Albi coerenti con la propria attività e monitorare iscrizioni e scadenze.
L’obiettivo non è semplicemente iscriversi a più elenchi, ma costruire una presenza aggiornata e coerente nei sistemi utilizzati dalle stazioni appaltanti.
Per cogliere più opportunità pubbliche servono quindi due capacità complementari: trovare le gare e farsi trovare dalla PA.
